Введение
Система рассчитана на хранение любого количества сведений о балансе основных фондов предприятия или учреждения на различные даты. При вводе данных очередного бухгалтерского баланса рекомендуется не корректировать ими данные предыдущего баланса, а создать новые путем перевода данных предыдущего баланса в архив. Данные предыдущих балансов будут доступны в разделе «Баланс основных фондов (архив)».
Для того чтобы обеспечить одновременное хранение данных нескольких бухгалтерских балансов каждого предприятия и учреждения АИС «РЕГОСС» требует обязательного создания хотя бы одной записи о бухгалтерском балансе.
ВНИМАНИЕ. В случае если для балансодержателя не создано ни одной записи о балансе, то АИС «РЕГОСС::ИМУЩЕСТВО» не позволит вводить данные о балансовых и остаточных стоимостях объектов.
Признаки отсутствия записи о балансе
Основным признаком того, что в описание балансодержателя не включено ни одной записи о балансе, является отсутствие списка «Стоимость объектов» среди характеристик балансодержателя.
Рис. 8. Форма создания первой записи о балансе.
Как создать новую (следующую)запись о балансе
Для создания записи о балансе откройте форму карточки балансодержателя, и на вкладке «Балансодержатель» нажмите кнопку «Закрыть текущий баланс / создать новый».
При этом Вам будет предложено выбрать один из 3 вариантов дальнейших действий:
- создать копию текущего баланса;
- создать пустую запись;
- отказаться от операции по созданию записи о балансе.
Первый вариант предпочтителен, если Вам известно, что новые данные описания баланса, по большей части, повторяют предыдущие, в этом случае потребуется минимум действий по вводу записей о балансе. Здесь речь идет о копировании данных самой записи о балансе, а не копировании данных с балансовыми и остаточными стоимостями объектов.
Второй вариант используйте, если Вы желаете ввести данные о балансе заново.
Третий – если Вы нажали кнопку случайно и не планируете вводить никаких сведений.
Рис. 9. Режимы создания записи о балансе.
Если Вы выбрали пункт режим «Нет- создать новую запись», то откроется мастер создания баланса. Следуйте инструкциям, указанным в верхней части мастера. Здесь Вам будет предложено откорректировать сведения о балансодержателе, а также ввести следующую информацию:
- Дата баланса. Следует иметь ввиду, что текущим балансом является баланс с последней датой, поэтому обратите внимание на то, чтобы дата не была более старой, чем даты записей, оказавшихся в архиве;
- Балансовая и остаточная стоимости основных фондов;
- Состав объектов учета;
- Обременении балансодержателя.
Рис. 10. Мастер создания нового баланса.
Удалить запись о балансе
Для удаления записи о балансе откройте форму карточки балансодержателя, и на вкладке «Балансодержатель» нажмите кнопку «Удалить текущий баланс».
Кнопка «Удалить текущий баланс» используется в том случае, если запись была создана по ошибке и её следует удалить из базы.
В результате удаления записи о текущем балансе описание балансодержателя будет переведено в одно из следующих состояний:
- Если в архиве (Баланс основных фондов [архив]) этого балансодержателя не содержит ни одной записи о балансе, то данные о балансодержателе будут отображаться так, как если бы ни одной записи о балансе, никогда не создавалось.
- Если в архиве балансодержателя присутствовали одна ли более записи о бухгалтерском балансе, то запись с ближайшей (поздней) датой станет текущей. Вместе записью о балансе текущими станут и все записи о балансовых (остаточных) стоимостях объектов балансодержателя.
Будьте внимательны. При удалении записи о балансе удаляются и все записи о балансовых (остаточных) стоимостях объектов этого бухгалтерского баланса.